Blog关系到企业业务和IT

　　Blog不仅仅是抒发个人思想、建立社区或是开发新媒体环境的技术。它体现出了从以电子邮件为中心的信息交流体系向以订阅为基础的信息交流方式的转换，而企业的业务也应该紧随这个趋势。

　　评论---上周，我开始试着使用RadioUserland来研究我们在互联网上提供的信息，尤其是我们的ITMatterspodcasting工作。为此，我决定每年支付40美元购买这个软件的使用权，因为它有两点功能是我们的发布系统所没有的。第一，它可以创建blog并且其RSS输出内容可以订阅并且支持附件。第二，它包含了一种很有前途的技术，也就是概要处理标记语言（OutlineProcessorMarkupLanguage，OPML）。

　　如果仅仅为了这两点，那么其它一些基本的Blog产品也和RadioUserland一样大约会占40MB空间，每年的花费可能还不到40美元。实际上，RadioUserland最令我感到惊奇的是，这个软件所应用的技术是非常先进的，它的价值远远大于每年40美元的使用费。当然，具体细节我会在更仔细的研究过这个产品之后再进行讲解。

　　为了更深入的了解这个产品，我采访了UserLandSoftware公司的CEOScottYoung，他向我证实了两件事。第一，blog并不仅是一种用来抒发个人思想、建立社区或是代替传统纸媒体的新潮技术。第二，每个精明的商人都应该注意到blog的各种特性，尤其是持续性和订阅性的实际价值。和电子邮件或文档那种来回发送的方式相比，Blog具有更好的持久性。在很长一段时间内，它都具有可用性，并可以方便的搜索。另外，由于像RSS协议这样的技术，我们可以订阅网站的内容而不必进入这个网站，或者说不论在家还是在公司，都可以接收到企业的最新通知。

　　首先，Young谈到了电子邮件作为默认的发布平台的不恰当性。他说“研究目前的状况我们会发现，电子邮件作为企业默认的发布机制以及默认的知识库，已经被很多人接受了，但是电子邮件并不具备可搜索性，它并不能确保所有人都可以访问到该内容。电子邮件是完全分布式的，而且如果某个人离开了公司，他可以删除所有与自己有关的资料，包括自己所做的工作以及自己的联系人资料等。那么所有与之有关的信息都这么轻易的消失了。”

　　第二，blog可以补充电子邮件的不足。“电子邮件适合交流某些比较隐私的内容，但是对于公开发布内容等交流形式，就显得有些不足了。因此，如果你在编写自己部门的报告，可以将其贴在部门的Weblog上，并且确认那些订阅了该内容的用户都可以看到这个报告。通过这种方式，你不会再担心有人会看不到你的报告。曾经有人怀疑我的观点，认为我无法确定大家都能看到我发布的内容，于是我打开公司的Weblogs给他看，告诉他‘我写的所有内容都在blog上，只要订阅了这个频道，就一定能看到’。我认为，只要大家愿意看，那么你在blog上张贴的内容就一定会被大家看到。这也是公司内部的公布机制的一种转变，你再也不必去通知有关人员去看相应内容，只需要将内容发布在blog上就可以了。”

　　想象一下吧，你每天到底要发多少封电子邮件，每次发邮件时，你是否需要考虑这份邮件该发给那些人，而不该发给哪些人。我们创建了一些有价值的信息，为什么又要在如何发布这些信息的问题上被束缚住呢？发布报告或者总结会议内容，或者将自己有关某个项目的想法记录下来，这些内容在通过邮件发布时都比较麻烦。但是当引入了订阅这个概念后，我们将不再承受自己给自己带来的这些麻烦事。此外，blog还会建立一个环境，使得一些与你素未谋面的人也能看到你的想法或工作，从而和你取得联系，共享知识，或者帮助你更好的制定项目决策。其它类似的协作产品，比如Groove这样的企业及的blog产品，还可以提高安全性，并具有很好的文档管理功能。

　　在采访过程中，Young建议很多企业的文化都有必要进行调整。如果有可能，那些经常实施信息发布的员工最希望用blog代替以往的电子邮件了。最终，这将导致企业内的一场大变革，不单单是企业文化的改变，还包括企业的内容管理软件。这就是为什么我认为UserLand作为一个独立的软件公司不会持续很久的原因，在我看来，它迟早会被一些大型的内容管理软件公司收购。从一定程度上说，blog技术所带来的内容持久性，可搜索性，以及自由的思想交换能力将彻底改变陈旧的文档管理世界。

　　和blog相比，文档管理系统是专为发布、存储以及多种文档格式存储工作流所设计的产品，它价格昂贵，并且对于一般企业来说，增加了不必要的复杂性。这样的系统一般都有自己专利的文档格式，必须通过特殊的系统才可以进行搜索以及访问。而如果一个企业的文档管理、发布以及存储架构都是基于Web以及blog形式的，那么可以大大降低文档管理和访问的复杂程度。

　　在基于blog的环境中，业务文档被保存为通用性最强的文档格式（HTML），这样的文档具有很好的超级链接能力以及内容搜索能力。如果没有特殊需求，这样的文档一般不会保存为Word或email格式。和单用户的RadioUserland不同，它的多用户企业版名为Manila，具有一定的文件传递能力，不过这还只是轻量级的功能，无法和专业的文档管理系统（如Documentum、Vignette或OpenText）相媲美。对于一些企业来说，这样的系统可能更适合将文本文档转换成基于web或基于互联网的blog内容。

　　Young表示，“市场正在发生变化，现有的内容管理系统和更古老的内容管理系统，以及像Manila这样提供Webblog发布能力的系统，它们之间的不同将导致轻量级的文档管理发生戏剧化的变化，尤其是在员工应用层面上。”

　　但是真的需要改变企业文化么？或者需要IT企业推翻旧的文档管理系统，全面更换新的系统？或者说不需要任何过渡就直接转换到新系统？在应用新的系统时，旧有系统还有没有利用价值呢？比如，与其考虑到底要将我的会议记录发布或email出去，还不如简单的让我的邮件客户成为blog用户，并让这个weblog成为各部门邮件系统的一个地址。之后我就可以在发邮件给John、Sue或者Mark的同时也发给部门的blog（UserLand的技术可以通过邮件发送内容到blog）。之后，我可以逐步将邮件废除，而专门在blog上发布文档，这样，整个部门的员工都会去部门的blog上查看信息，我再也不用考虑将邮件发给John、Sue或者Mark了。

　　要想了解email为中心的系统如何向基于订阅的系统转变，我们可以看看GoogleWebAlerts。Google的WebAlerts说“GoogleAlerts是一个email的升级产品，它可以根据用户提交的查询内容或用户所关注的话题通过电子邮件形式返回最新的相关信息（网页、新闻等）。”如果你需要随时关注相关内容的搜索结果，可以接受相关的Alerts信息。但是通过邮件形式接受信息是最好的方式么？也许通过订阅的方式会有更好的效果。微软最近也开始了类似的项目，它们通过RSS来订阅搜索结果。至于哪种方式更好，不同的人有不同的说法，但是就我来说，还是会选择订阅的方式。面对Googlealerts，我必须登陆我的邮箱并处理邮件，以便获取我想知道的内容，或者是删除不必要的邮件以节约空间。而对于微软的订阅方式，我只需要确定RSS的地址（和Radio或Outlook中的NewsGator类似）。进一步说，多个分离的邮件提示和单一的集中管理式的信息提示，到底哪个好一些？

　　顺便说一句，电子邮件仅仅是一种内容的载体，在一个企业内，类似的载体还有很多种，它们几乎没有什么协同性，并且从外界很难通过单一的协议全部访问到。举个例子，我使用通用的RSS收件箱接收电子邮件、日程安排、项目计划、备忘录、进出货情况以及从Oracle数据库中获取销售数据。只需要将所有的数据源设置为RSS输出就可以了。

　　如果公司的CEO想要查看某个部门的信息，他只需要订阅相关的blog频道，不需要麻烦任何人，也不需要打电话叫那个部门的人收集整理一两个月之前的报告材料再转发给他。尤其在人员流动频繁的部门，单纯用邮件几乎不可能保留几个月之前的报告资料。

　　说到如何绕开各种专利技术，我们现在可以忘记那些尽人皆知的API了，比如ODBC（访问SQL数据库），MAPI（微软用来访问自己的邮件系统和日历系统的API），或者是POP3（访问基于互联网的收件箱）。作为代替，我们可以把所有这些都做成基于RSS的频道。所有的内容—数据库、电子邮件系统、项目管理系统、文档管理系统（我是指Weblogs），在RSS下都变成了频道。因此，在办公室里，我们只需要使用通用的RSS收件箱，就可以将自己订阅的所有内容都收取下来，保存在硬盘中，待到需要时查看就可以了。

　　虽然RSS标准已经成为目前订阅blog以及其它基于web的频道信息的最广泛的规范，但是它还没有得到最终的确认。因此，其它订阅服务提供商就开发出了与之有所不同的订阅规范。比如ATOM规范，它虽然不能与RSS完全兼容，但是最有可能成为未来的订阅标准，因为它目前正在由因特网工程任务组（IETF）进行规划。换句话说，这两种规范有可能在一段时期内同时存在，也有可能其中一方在较短的时间内战胜另一方成为主导。

　　回首过去十年，虽然我们一直在试图使用电子邮件的方式来建立信息架构（比如传递网络事件、公司文档、联系业务等），但是这种基于电子邮件的信息体系正在逐步被各种噪音所淹没（垃圾邮件、病毒等），现在的消息传递体系已经不像我们预计的那样单纯的工作了。也许我们应该抛弃这种存储邮件转发邮件的形式，取而代之的是通过订阅的方式让各种有用的信息自己走进我们的电脑。另外，在这种机制下，由于垃圾邮件再也找不到我们的邮箱，因此它将彻底消失。

　　最后，将文档、报告、以及知识库等内容导入blog架构还有两点关键的优势—持久性以及可见性。对于公司新员工来说，这两个优势非常重要。员工可以离开公司，但是他在邮箱中或者硬盘中的文档则可以保存在网络中不被删除，并且是可以方便的搜索到的。新来的员工可以凭借老员工留在blog中的各种文档，更好的进入工作状态。在我对Young的采访中，我们提到了Slashdot这个产品（在我看来，Slashdot不是一个标准的blog），针对这个产品，Young表示“Slashdot是一个非常典型的例子，它给了每个人发表意见的机会。只有不断的交流，人类文化才会不断发展。如果某个员工自己的blog人气越旺，那么这个员工在公司的影响力也就越大。”

　　这方面的一个例子就是UserLand以前的员工RobertScoble，他现在就职于微软公司。Scoble的blog不论是在微软公司内部还是对外人来说，都相当有名，因此毫无疑问，他也是公司内部一个小有名气的人物。

　　当然，UserLand也不是只有那么一个blog，公司的创始人DaveWiner就拥有一个称得上是“互联网上运行时间最久的weblog”：ScriptingNews。ScriptingNews从1997年4月1日开始运行，在基于链接数量的TechnoratiTop50blog排行榜上，ScriptingNews永远是榜上有名的。

　　如今，DaveWiner仍然在公司任职，但是由于工作繁忙，他无法再对ScriptingNews进行每日管理工作了。不过公司对这个blog还是有很大兴趣，在2004年，Young和其它投资者还对这个blog进行了拨款。ScriptingNews的存在也证明了blog的持久性，Winer的很多观点和对各种事件的记录都保留在了blog中，这些内容被人们称为“MorningCoffeeNotes”，几乎每个UserLand的员工都曾经阅读过这些内容。据Young表示，“和很多人一样，我们也订阅MorningCoffeeNotes的内容（通过RSS），我认为这些内容可以帮助我们更好的了解正在发生或者即将发生的事件，因为Dave是一个善于思考的人，他的观点也是经过深思熟虑的，在这方面，他在员工心中具有很大的影响力。因此我们继续维持这个blog也是值得的。”

　　更有趣的是，UserLand的竞争对手也可以订阅ScriptingNews或者进入它的Web站点。可以说这是一个开放的社会，它也许不适合讨论UserLand公司的一些内部话题，但是他确实为Young和其它人提供了一个交流和思考的空间。虽然blog可能并不适于谈论公司内部的商业秘密，但是它绝对是一个讨论有关管理和领导方式，以及不同项目的良好平台。